Modalités d'envoi de documents par les syndics de copropriétés

Une démarche de facilitation de la dématérialisation des procédures de gestion des immeubles en copropriété a été engagée puis poursuivie par les Gouvernements successifs. Ce procédé permet de répondre à une attente des copropriétaires qui échangent par voie électronique dans leur vie quotidienne, ainsi qu'à celle des syndics de copropriété, car il peut générer un gain de temps ainsi que des économies financières. Ainsi, depuis la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, il est possible pour les syndics d'effectuer, par voie électronique, les notifications et les mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Aux termes de l'article 64-2 du décret n° 67- 223 du 17 mars 1967, cette voie électronique peut emprunter deux formes : la lettre recommandée électronique ou un procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de service de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications. En outre, l'article 64-1 de ce même décret prévoit que lorsque la copropriété est dotée d'un espace en ligne sécurisé, la notification des documents qui doivent être joints à la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires peut valablement résulter d'une mise à disposition dans un espace du site dont l'accès est réservé aux copropriétaires. La convocation doit alors préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition. Par ailleurs, s'agissant des avis d'appels de charges, l'article 35-2 du décret du 17 mars 1967 précité précise par principe qu'ils sont adressés par lettre simple et admet la possibilité d'un envoi par message électronique à l'adresse déclarée par le copropriétaire à cet effet. Toutefois, cette facilitation de la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés ne saurait être réalisée au détriment des copropriétaires qui ne disposent pas d'un accès à internet qui leur permettrait de prendre connaissance des documents relatifs à la gestion de leur copropriété, ou qui ne souhaitent pas communiquer une adresse de messagerie. C'est pourquoi, d'une part le recours aux échanges par voie électronique est soumis à un préalable obligatoire : l'accord exprès du copropriétaire comme le prévoient les articles 64-3 et 35-2 du décret précité. Et d'autre part, le copropriétaire peut retirer son accord à tout moment en application de l'article 64-4 du même décret. Ainsi, les droits des copropriétaires, qui ne peuvent ou ne souhaitent pas communiquer par voie électronique, sont préservés.